Comment Partager un Agenda Google ?

Connaissez-vous le lien "iCal" ?

L’agenda Google est l’outil idéal pour maintenir à jour votre planning sur la plupart des sites où vous proposez votre location !

Il permet de synchroniser automatiquement votre planning via le protocole de transfert de données « iCal » (appelé aussi « iCalendar »). Les sites les plus connus (Airbnb, Abritel, Homelidays, Tripadvisor, Mediavacances...) proposent généralement une option d’importation/exportation dans la gestion de leur planning qui reconnaît ce format.

Fini la mise à jour manuelle de tous vos plannings sur les différents sites à chaque nouvelle réservation ! Il suffit de maintenir à jour votre planning Google Agenda qui se chargera de transmettre automatiquement toutes vos mises à jour à l’ensemble des sites où vous avez renseigné votre lien d’importation « iCal » !

C’est totalement gratuit ! Il suffit d’avoir une adresse e-mail (pas nécessairement Gmail) pour pouvoir utiliser cet outil Google qui va vous changer la vie…

Je vais vous guider sur la configuration de votre « Agenda Google » et vous expliquer comment le synchroniser avec vos différentes annonces quand cela est possible.

 

Première chose à faire : créer un compte Google

Si vous avez un compte Google actif, vous pouvez aller directement à l’étape suivante. Dans le cas contraire, voici comment créer un compte Google en quelques minutes :

1 – Depuis la page Google, cliquez sur le bouton « Connexion », en haut à droite

2 – Si vous n’avez pas encore de compte Google, cliquez sur « Plus d’options » puis « Créer un compte »

3 – Renseignez vos informations personnelles

Par défaut Google vous demande un e-mail « Gmail » mais vous pouvez utiliser n’importe quel fournisseur d’adresse e-mail. Il suffit de sélectionner l’option « Je préfère utiliser mon adresse e-mail actuelle » :

4 – Une étape de validation vous demandera un numéro de téléphone pour recevoir un code d’activation par SMS

5 – Une 2nd étape de confirmation vous demandera de valider votre adresse e-mail en cliquant sur un lien reçu sur l’adresse e-mail que vous avez indiquée

Une fois votre adresse e-mail validée, vous aurez accès aux différents outils Google dont celui qui nous intéresse aujourd’hui : L’agenda Google !

 

Créer un agenda Google

Depuis la page Google, cliquez sur le bouton « Connexion », en haut à droite

Renseignez l’e-mail associé à votre compte Google si vous n’êtes pas déjà identifié (pas nécessairement par un email « Gmail », voir l'étape précédente) ainsi que votre mot de passe :

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous avez la possibilité de le renouveler : un message sera envoyé à l'adresse e-mail associée à votre compte.

Une fois identifié, vous pouvez accéder aux différents outils de Google, dont l’Agenda

Voici à quoi ressemble l’Agenda Google

Pour changer le mode d’affichage (par mois par exemple), il suffit d’aller dans les paramétrages rapides, dans le menu en haut à droite

 

Créer un planning pour votre location de vacances

Depuis la page d’accueil de Google Agenda, vous devez créer un nouvel agenda qui sera dédié à la gestion de votre planning. Utilisez l’icône « + » et l’option « Nouvel agenda » disponibles dans la colonne de gauche. Sur le même principe, vous pouvez créer d'autres plannings si vous avez plusieurs locations.

Donnez un nom à votre planning (le nom de votre location par exemple) et cliquez sur « Créer un agenda »

Votre agenda sera immédiatement visible sur votre page d’accueil

Il ne vous reste plus qu’à le paramétrer pour qu’il fonctionne correctement…

 

Modifiez le paramétrage de sa visibilité

Cliquez sur le nom de votre planning et sélectionnez « Paramètres de Google Agenda ». Cochez l’option « Rendre disponible publiquement » dans la rubrique « Autorisation d’accès ».

Important ! Sans cette option, vos réservations ne seront pas visibles !

 

Récupérez votre lien « iCal »

Pour synchroniser votre planning, il faut récupérer son lien « iCal ». C’est ce lien qu’il faut indiquer sur les sites où vous annoncez (s’ils proposent cette option d’importation).

Vous trouverez ce lien dans les options de votre planning : « intégrer l’agenda ». Pour ouvrir les options, cliquez sur le « crochet » qui se trouve à coté du nom de votre planning.

Important ! C’est « l’adresse publique au format iCal » qu’il faut copier en entier :

« https://calendar.google…. .ics », sans oublier l’extension « .ics » à la fin !

 

Comment renseigner et tenir à jour votre planning

Maintenant que votre agenda Google est opérationnel et avant de voir comment l’importer sur les sites où vous avez une annonce, il ne vous reste plus qu’à renseigner vos réservations directement sur votre agenda Google. Il se chargera de transférer automatiquement les modifications via ce fameux lien « iCal » !

Pour revenir sur votre Agenda, cliquez la flèche de retour :

Pour ajouter une nouvelle réservation ou une période indisponible sur votre planning, sélectionnez une date de début et renseignez les informations nécessaires :

Je vous conseille de ne pas renseigner les horaires et de laisser l’option « toute la journée » (nuits réservées) car certains sites utilisent des plannings avec des fuseaux horaires différents (souvent US) qui peuvent créer des décalages d’une journée…

Vous pouvez indiquer dans le titre le nom de la réservation. Cette information ne sera pas affichée sur les plannings exportées mais elle peut vous faciliter la visibilité de votre agenda Google !

Important (1) : N'indiquez rien sur vos périodes libres ! Toutes informations sur une journée de votre calendrier pourrait-être interprétée, lors de l'exportation, comme une journée non disponible... Pour faire simple, n'indiquez sur votre agenda Google uniquement vos périodes réservées ou indisponibles.

Important (2) : Avant d’enregistrer une nouvelle réservation, il faut aller dans les « Autres options » et indiquer que la période est « occupée »…

Ainsi de suite pour toutes vos réservations et vos périodes non disponibles à la location…

 

Changer le premier jour de la semaine sur votre agenda Google...

Par défaut, l’agenda Google débute les semaines par le dimanche (c’est ainsi aux US et Google est américain). Pour changer cette option, il faut aller dans les paramètres de Google Agenda (la roue dentée en haut à droite) et sélectionner l’option « Paramètres » :

Indiquez dans les « Options d’affichage » le premier jour de la semaine pour vous retrouver avec un affichage européen :

 

Comment importer votre planning sur votre annonce LVP ?

Pour synchroniser votre annonce sur notre site LVP, il suffit de nous envoyez ce lien « iCal » par email (contact@locations-vacances-particuliers.com) avec de préférence le lien vers votre annonce, cela nous fera gagner du temps… 😉

Une fois le lien reçu et mis en place votre planning sera visible sur votre annonce et il sera mis à jour automatiquement dès que vous modifierez votre planning sur votre agenda Google.

Faites de même sur tous les sites où vous avez votre annonce s’ils proposent cette option :

...ça va vous simplifier la vie !

Comment importer votre planning sur les autres sites d'annonces ?

L’intérêt de cet outil est d’automatiser la mise à jour de tous vos plannings sur l’ensemble de vos annonces quand cela est possible. Pour cela, il suffit d’importer votre lien « iCal » sur les plannings des sites qui le permettent. Cette option d’importation est généralement disponible dans la gestion du planning de votre annonce.

Malheureusement, les sites du groupe HomeAway (Abritel et Homelidays) ont bloqué l’importation des agendas Google… Il est possible d’importer votre agenda Google mais les périodes non disponibles ne seront pas indiquées sur leur planning !

Une nouvelle fois, HomeAway veut nous forcer la main en nous interdisant d'interagir directement avec nos vacanciers… Je vous invite à les inonder de messages pour dénoncer cette pratique anti-concurrentielle !

 

Comment faire si vous utilisez Abritel ou Homelidays ?

Pour contourner le blocage de l'agenda Google sur les site de HomeAway, vous pouvez utiliser leur planning comme planning « officiel » (à la place du planning Google Agenda).

Vous pourrez l'exporter sur vos autres annonces sur le même principe. Si vous avez une réservation en provenance d’un autre site, il suffira de la renseigner manuellement sur votre planning Abritel ou Homelidays qui l’exportera vers les autres sites comme avec l'agenda Google.

Pour en savoir plus sur cette configuration, je vous invite à consulter ce second article :

Comment synchroniser votre planning Abritel.

Rappelez-vous qui n'y a rien de plus frustrant pour les vacanciers (et vous aussi) de recevoir une demande qui ne peut pas aboutir car votre planning n'est pas visible ou pas à jour !

J’espère que ce guide vous permettra de mieux gérer vos disponibilités sur l'ensemble de vos annonces !

Benoit.

22 réponses

  1. Merci Xavier !
  2. Merci beaucoup Xavier.
    C'est juste ce qu'il me fallait.
  3. Minh duc NGUYEN
    merci de votre tutoriel
    en esperant que ca fonctionne correctement
    cordialement
    minh nguyen
    • Bonjour,
      Je vous confirme que votre lien "ical" en provenance de votre agenda Google fonctionne, il sera disponible sur votre annonce.
      Bonne journée,
      Benoit
  4. lolo
    Bonjour,
    merci pour tous vos précieux conseils
    je rencontre un petit problème : j'ai installé l'extension WP iCal Availability sur mon wordpress et je créé mes réservations à partir de Google agenda qui s'affichent ensuite sur mon wordpress, lorsque je ne mentionne pas d'horaires sur le début et la fin de ma période de réservation, cet événement ne s'affiche pas sur mon calendrier wordpress
    lorsque je met bien des horaires les calendrier Google et wordpress sont bien synchronisés ....
    une idée du problème ?
    Merci d'avance
    Laurent.
    • Bonjour Laurent,

      Avez-vous bien indiqué "Toute la journée" dans le détails de l'événement ?

      Il y a une petite case à cocher "Toute la journée" sous la date, au niveau de l'enregistrement de la réservation.
      Dans le dernier aperçu d'écran de l'article (point 4) vous pouvez le voir...

      Je pense que votre soucis vient de là...

      Dans le cadre d'un planning de disponibilité d'une location, je pense effectivement qu'il vaut mieux renseigner en journée (en fait en nuit) plutôt que de s'embêter avec les horaires qui ne sont pas affichés et sont parfois sources de conflits sur certains sites américains (différence de Time Zone).

      En espérant avoir répondu à votre problématique.

      Benoit
  5. Patrice
    Bonjour, le calendrier du site Le bon coin peut-il se synchroniser avec google calendar ?
    Merci
    Un futur membre de LVP
    • Bonjour Patrice,

      A ma connaissance, le site LE BON COIN n'utilise pas de système compatible "ical"... donc pas possible de synchroniser depuis votre agenda Google. Avez-vous essayer de les contacter pour en avoir la confirmation ?
      Ils y viendront un jour, c'est devenu un standard...
      A tres bientot

      Benoit
  6. quai13
    Bonjour,
    A tous merci pour votre Tuto.
    Cela fait plusieurs fois depuis ce début d'année que j'essaie de synchroniser mon Agenda Google avec Homelidays.
    J'ai bien suivi dernièrement les recommandation du Tuto.
    Je valide chez Homelidays en faisant importer un calendrier.
    Une fois l'adresse google/agenda/ical importée : Homelidays m'indique et oblige à : "Ne pas montrer ce calendrier aux vacanciers (fonctionnalité utile pour les vacances et événements perso)."

    Alors que je m'attendais de sélectionner : "Montrer ce calendrier aux vacanciers ( action entraine le blocage de votre calendrier)."

    ET effectivement une fois synchroniser mon agenda Homelidays présente les résa que j'ai introduite manuellement. Et en dessous des jours réservés un petit point rond qui symbolise les dates en provenance de google/agenda.
    ET en mode public les dates en provenance de google/agenda ne son pas bloquées.

    L'un d'entre vous aurait il une piste à suivre ?

    Je j'ai pas pu intégrer dans ce post des images pour une illustration plus claire pour les lecteurs.

    Bonne saison à tous.
    • Bonjour,

      Je ne suis pas certain d'avoir bien compris votre problématique...

      Visiblement vous rencontrez des soucis pour synchroniser votre agenda Google sur votre planning chez Homelidays. Je ne suis pas certain d'être le mieux placé pour assurer leur "hot-line" mais généralement avec le "ical" ils ne vont que lire les informations qu'ils reçoivent. Ce qui veut dire que le problème doit surement venir de votre configuration de votre agenda Google.

      Ce dernier fonctionne-t-il sur d'autres sites (sur votre annonce LVP par exemple) ?
      Ca permettra déjà de savoir si l'agenda Google est bien configuré pour être lu correctement.

      Avez-vosu bien indiqué dans le paramétrage de votre agenda Google "Rendre cet agenda public" (point n°2 du tuto) ?

      Je vous conseil aussi d'indiquer sur votre agenda Google les journées entières (en nuitées) et de ne pas utiliser les horaires car Homelidays est sur le système US et j'ai déjà noté des décalages de jour en fonction des times zones...

      J'espère que ces pistes pourront vous aider...

      Benoit.
    • quai13
      Bonjour Benoit,
      En tout premier lieu, je tiens vous fais part des mes félicitations les plus sincères pour toutes vos implications diverses et votre fantastique dynamique. Chapeau Bas !
      Vous avez, à priori, bien compris la problématique que j'ai posé.
      J'ai aussi fais l'erreur par manque de temps de vérifier l'agenda Google sur d'autres sites.
      Donc je ne sais pas si le problème est exclusif à Homeway.
      Néanmoins je vais vérifier toutes les pistes que vous avez indiqué. Elles me semblent précieuses.

      Encore Bravo, et en espérant qu'il vous reste du temps pour votre petite famille.
      Bien à vous
    • Merci pour vos encouragements QUAI13 !

      Oui je pense qu'il serait bien de tester votre lien "ical" Google Agenda sur d'autres sites pour voir l'origine de votre problème. Avez-vous déjà une annonce ici sur LVP ? Si c'est le cas, contactez-moi en MP pour regarder dans les détails la configuration.

      Bonne soirée,

      Benoit.
    • Nom*
      Le service client Homelidays (homeaway) répond qu'il n'es pas possible (interdit) d'importer un agenda Ical Google Agenda. Et me recommande d'utiliser les services de providers d'agenda pros et payants ?
      J'ai donc essayé d'importer un autre Agenda Ical en provenance d'Airbnb (lui mème importer de Google Agenda).
      Cela fonction au sens général. Malheureusement, ensuite, l'agenda homelidays ne prend pas en charge les modifications de planning effectuées sur la source Airbnb ou Google ?

      Pas si facile que ça ces manip d'Agenda !!!
  7. Encore une belle blague de Homeaway pour "sécuriser" leur business model... Je ne vois pas en quoi un agenda Google peut nuire à leur sécurité (sauf peut-etre financièrement parlant). Je vais faire des tests de mon coté car j'avais en tête que cela était possible, ils ont du faire évoluer leur système...

    Malheureusement si vous voulez passer par un autre ical (celui de Airbnb par ex) pour importer votre planning de Google Agenda ça ne va pas fonctionner : Un agenda "ical" peut importer une ou plusieurs autres agenda "ical" pour les compiler mais lors de son exportation il ne renvoi que ses propres réservations, c'est à dire qu'il n'exporte pas les réservations qu'il a reçu en provenance d'un autre ical... C'est stupide mais c'est malheureusement comme ça.

    Pour contourner le pb, sur nos plannings LVP il est possible d'importer plusieurs "ical" (celui de Google, celui de Airbnb, celui d'Abritel, etc...) ca peut aider pour les mises a jour.
  8. Je viens de vérifier le fonctionnement des plannings de HomeAway (Abritel, Homelidays...) et il est clairement indiqué sur le systeme d'importation de planning qu'il est possible d'importer un agenda Google :

    "Mettez à jour votre calendrier avec un calendrier externe prenant en charge le format iCal tel que ceux proposés par Google Agenda, FlipKey ou Airbnb"

    Cela doit donc fonctionner...
  9. Christine
    Merci beaucoup Benoit pour vos conseils, aide et votre temps pour régler les problèmes rencontrés. Je sais maintenant que sur Google Calendar il ne faut remplir que les périodes occupées et surtout ne rien mettre sur les autres , ni couleur ni titre, même si on les note "disponibles". Le calendrier serait juste sur Google mais faux une fois transféré.
    • Avec plaisir Christine.
      Effectivement, sur Google Agenda, si vous indiqué une activité sur votre agenda, elle sera considérée comme une journée non libre lors du transfert "ical".
      Il faut donc indiquer sur votre agenda Google uniquement les jours où la location n'est pas disponible et laisser vide les journées qui sont libres.

      J'ai noté que Google avait mis en place une nouvelle version de présentation de son Agenda. Les copies d'écran peuvent donc être un peu différentes vis à vis de ce guide mais l'idée reste la même. (je vais actualiser ces copies d'écrans dès que possible).

      Benoit
  10. yvmoulin1@gmail.com
    Bonsoir,
    Nous avons un problème pour synchroniser les agendas sur nos annonces. Nous enregistrons l'évènement mais il n'apparait pas sur LVP (hormis une semaine qui apparait mais je ne sais pas pourquoi les autres n'apparaissent pas).
    Merci d'avance de votre aide !
    • Bonsoir,

      Le planning LVP ne fait "que" lire les informations reçues via les liens iCal qu'il reçoit. Si certaines semaines n'apparaissent pas correctement sur le planning c'est que ces dernières ne sont pas correctement renseignées sur le planning d'origine (ici Google Agenda).

      Pouvez-vous bien vérifier les paramétrages de votre agenda Google ?

      Comparez les informations sur sur la période qui s'affiche correctement vis à vis des autres qui ne s'affichent pas correctement. Dans les options de chaque événement, vérifiez que vous avez bien renseigné la période en "indisponible" et en "public".

      Au besoin, revenez vers moi par email.

      Benoit.
  11. Merci Benoit pour ces infos! c'est vrai que mettre à jour tous ses plannings peut vite prendre beaucoup de temps.
    Cela fait un petit moment que j'utilise cette méthode, je ne mets à jour que Mediavacances, Homelidays, et mon logiciel de gestion et ça marche bien. Il faudrait que j'arrive à trouver encore un moyen d'éviter une maj soit de Mediavavcances soit Homelidays pour réduire les risques d'erreur.
    • Bonjour Elisabeth,

      Pour éviter de devoir mettre a jour tous vos différents plannings choisissez un planning maître, généralement celui du site qui vous apporte le plus de réservation, et exporter le (via le lien ical) vers vos autres plannings quand cela est possible. Ainsi, vous n'aurez plus que votre planning maître a tenir à jour lorsque vous recevez une réservation depuis un autre site que celui où se trouve votre planning principal.
  12. Bonjour,

    Oui c'est ce que je fais avec celui de mediavacances (planning maître) mais je n'ai pas trouvé un lien d'importation sur Homelidays, donc ces 2 là je les mets à jour manuellement, mais si je pouvais l'éviter ce serait super.
    Quant au logiciel de gestion, c'est une autre affaire, il me sert pour inscrire tous les détails de la location, je devrai le mettre à jour de toutes façons

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NOS CONSEILS POUR BIEN RÉSERVER AVEC LVP

C’est décidé, pour vos prochaines vacances vous allez louer le logement qui vous convient vraiment, selon vos propres critères !

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Voici quelques bons conseils et les pièges à éviter pour que vos vacances restent un moment de détente privilégié.

 

Vous avez opté pour la location de particulier à particulier, c’est le bon choix !

LVP est un groupement associatif de propriétaires refusant le diktat des sites commerciaux qui profitent de l’engouement de la location de vacances pour s’enrichir sur le compte des propriétaires et des vacanciers… Nous souhaitons rester fidèle à l’ADN de notre activité : la relation entre particuliers, offrant un site humain qui laisse place aux échanges entre vacanciers et propriétaires tout en facilitant leur mise en contact via internet.
•  Nous vous proposons une sélection de propriétaires respectueux : notre charte de confiance est un gage de qualité, de sérieux et de fiabilité.
•  Chaque propriétaire annonçant sur notre site doit prouver son identité et que le bien qu’il propose lui appartient : Cela limite grandement les risques de fausses annonces !
•  Chaque propriétaire reste votre unique interlocuteur. LVP n’est pas le mandataire du propriétaire et n’intervient aucunement dans le processus de réservation.

 

Vous pouvez facilement vérifier par vous même certaines informations

• Chaque bien doit être présenté le plus précisément possible avec une description de l’emplacement, de sa nature (maison, appartement…) le nombre de pièces, chambres, salle de bain, WC, la surface habitable, annexes, couchages…
• Ayez le réflexe de contacter le propriétaire pour lui poser toutes les questions nécessaires concernant les équipements et les prestations du logement. Vérifiez avec lui la disponibilité et la compatibilité de ce bien avec vos attentes, la proximité des activités et des centres d’intérêt recherchés. Vous pouvez aussi demander d’autres photos si besoin…
• Consultez la réputation de la location sur internet à partir de son nom si c’est possible : Les avis laissés par les vacanciers précédents sur différents sites d’annonces donnent généralement une bonne indication sur la qualité de la location et des relations avec le propriétaire. C’est aussi un très bon moyen de comparer les prix entre les différents sites en sachant que certains facturent des frais de réservation pouvant dépasser 15% du prix du loyer !

 

Si vous décidez de réserver, vous êtes en droit d’exiger de la part du propriétaire un contrat de location qui doit contenir au minimum :

•  Votre nom et les dates de votre réservation,
•  Les coordonnées exactes du propriétaire et les moyens de le contacter : mail, téléphone…
•  L’adresse précise du logement,
•  Le descriptif complet de la location,
•  Le montant total du loyer (charges comprises ou pas, frais de ménage et /ou les éventuels coûts à votre charge) ainsi que le montant des arrhes ou acompte.
•  Le montant de la caution,
•  Les modalités de ces paiements.

Votre réservation sera validée après avoir renvoyé un exemplaire de ce contrat signé par les deux parties et le paiement des arrhes (ou acompte).

Un état des lieux doit être fait à votre arrivée lors de la remise des clefs, ainsi qu’à votre départ pour éviter toute contestation par la suite.

Les conditions de la restitution de la caution doivent être clairement stipulées dans le contrat de location. 

Emportez le contrat de location avec vous pour avoir sous la main toutes les informations qui vous ont été indiquées.

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Pour en bénéficier, vous devez recréer votre annonce depuis le nouveau formulaire. Cela vous prendra environ 30 minutes.

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